Jak już zapewne wielokrotnie czytaliście, tematy do moich a i jak mniemam mojego co-blogera, wpisów podsuwa życie, a dokładnie nasza praktyka zawodowa i zagadnienia, z którymi rozprawiamy się jak Święty Krzysztof ze smokiem, na prośbę naszych Klientów.

Z uwagi więc na powyższy fakt, jak i to, że jedna z obsługiwanych przez nas Firm poprosiła mnie o stanowisko w sprawie nagród pracowniczych – ich konstrukcji, skutków prawnych oraz wymogów formalnych ich przyznawania i ewidencjonowania, podzielę się z Wami niniejszym wynikami owego reaserchu.

Zgodnie z art. 105 kodeksu pracy pracodawcy przysługuje prawo przyznawania pracownikom, którzy wyróżniają się swoją pracą lub zaangażowaniem, nagród lub wyróżnień. Pracodawca przyznaje nagrody wedle własnego uznania i nie jest ważna motywacja takiego działania (tak Sąd Najwyższy w wyroku w sprawie II PK 231/08 z dnia 4.09.2009 roku). Nie oznacza to, że przyznając nagrody pracodawca nie kieruje się żadnymi kryteriami, ani też, że może przyznanie nagrody warunkować spełnieniem kryteriów, które są niezgodne z przepisami prawa (np. zażądać od pracownika, że przyzna nagrodę, jeśli ten zobowiąże się do pozostawania w zatrudnieniu przez jakiś czasokres). Kryteria te, w przeciwieństwie do premii (o czym niżej) nie są ustalane odnośnie wszystkich pracowników, ale również wynikają z uznania pracodawcy. Niemniej jednak charakterystyczną cechą nagrody jest jej uznaniowość, oraz to, że pracownik nie może domagać się w drodze odpowiedniego roszczenia przyznania mu nagrody w postępowaniu sądowym.

To różni nagrodę od premii uznaniowej. Jak wskazuje się orzecznictwie nie jest ważna nazwa przyznanego świadczenia, ale jego treść. Jeśli zatem mamy do czynienia ze świadczeniem, którego uzyskanie zależy od spełnienia pewnych kryteriów lub zaistnienia określonych przez pracodawcę i znanych pracownikowi warunków - będziemy mieć do czynienia z premią. Najczęściej do pomylenia nagrody z premią dochodzi w sytuacji wypłaty tzw. premii od zysku. Jak podaje Krzysztof Baran w swoim Komentarzu do Kodeksu Pracy, zysk wypracowany przez firmę nie jest jedynie wynikiem działania konkretnego pracownika czy pracowników, ale szeregu innych – niezależnych od nich czynników, jak na przykład sytuacja makro czy mikroekonomiczna. W sytuacji zrealizowania się przesłanki w postaci wypracowania przez pracodawcę zysku, realizuje się roszczenie pracownika o wypłatę premii. To powoduje, że premia jest składnikiem wynagrodzenia odłożonym w czasie.

A zatem, tu moim zdaniem przejawia się kluczowa różnica pomiędzy premią a nagrodą: pracownik, który nie dostanie nagrody nie ma możliwości dochodzić jej przyznania od pracodawcy. Z kolei pracownik pominięty przy przyznawaniu premii, o ile spełnił ustalone u danego pracodawcy kryteria jej przyznania – może skutecznie domagać się jej wypłaty i pracodawca nie ma podstaw odmówić.

Różnice pomiędzy premią a nagrodą dotyczą też zasad ustalania ekwiwalentu urlopowego. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, nagród będących jednorazowymi, nieperiodycznymi świadczeniami za spełnienie określonych zadań nie wlicza się do składników wynagrodzenia stanowiących podstawę obliczenia wynagrodzenia urlopowego, czy elementów wynagrodzenia.

Zgodnie z treścią art. 29 § 3 ustęp 1 kp informacja wręczana pracownikowi przy zawarciu umowy o pracę powinna wskazywać: inne niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe. 

Nagroda, z uwagi na fakt, że przyznawana jest wedle własnej oceny pracodawcy nie wiąże się z roszczeniem po stronie pracownika o jej wypłatę. Oznacza to, że pracownik nie może skutecznie domagać się wypłaty mu nagrody w procesie sądowym. Nie można zatem mówić, aby nagroda była przysługującym pracownikowi świadczeniem, albowiem jak już wskazano wyżej, przyznanie nagrody stanowi przejaw dyskrecjonalnej woli pracodawcy.

Mając zatem na uwadze charakter nagrody, nie ma obowiązku zamieszczenia w informacji wręczanej pracownikowi w trybie art. 29 § 3 ustęp 1 kp wzmianki o ewentualnych nagrodach w rozumieniu art. 105 kp.

Kodeks pracy nie przewiduje też formy informowania pracownika o przyznaniu mu nagrody, a zatem może się to odbywać w sposób dowolny, nawet w drodze dokonania przez pracodawcę wypłaty określonej kwoty z adnotacją : „nagroda”. Z uwagi na fakt, że z punktu widzenia prawa, motywy przyznania nagrody są irrelewantne, informacja o przyznaniu nagrody nie musi zawierać informacji co było podstawą jej przyznania.

Art. 105 kp nakłada wprawdzie na pracodawcę obowiązek zamieszczenia w aktach pracowniczych informacji o przyznaniu nagrody, jednakże brak takiej informacji nie stanowi wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym, ani tym bardziej przestępstwa na szkodę pracowników. Wprawdzie w art. Art. 281 § 1 punkt 6 ustawy kodeks pracy przewiduje w katalogu wykroczeń przeciwko prawom pracownika, zachowanie polegające na „nieprowadzeniu dokumentacji pracowniczej”. Jednakże zgodnie z poglądami doktryny:

Wykroczeniem jest jedynie nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej. W literaturze przedmiotu wskazuje się, że „znamiona wykroczenia wyczerpuje również tak niewłaściwe prowadzenie dokumentacji i akt osobowych pracowników, że w powszechnej ocenie jest ono równoznaczne z ich nieprowadzeniem” (M. Bojarski, W. Radecki, Przewodnik po pozakodeksowym prawie wykroczeń, Wrocław 1999, s. 529; tak też A. Rycak [w:] Kodeks pracy..., red. K. Walczak, art. 281, nt. 45; D. Książek [w:] Kodeks pracy..., red. K. Baran, art. 281, nt. 2.7). Niejednoznaczne stanowisko zajmuje w tej sprawie M. Nałęcz [w:] Kodeks pracy. Komentarz, red. W. Muszalski, Warszawa 2019, art. 281, nt. 33). Stanowisko to opiera się na analizie celu, jakiemu służy penalizacja nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej. Narażone jest ono na zarzut naruszenia zasady nullum crimen sine lege. Skoro wszakże ustawodawca nie określił, że karze podlega ten, kto nie prowadzi dokumentacji pracowniczej albo prowadzi ją w sposób niezgodny z przepisami prawa, to „uzupełnienie znamion” wykroczenia stanowi rozszerzającą wykładnię niekorzystną dla potencjalnego sprawcy, co jest w prawie wykroczeń niedozwolone. Przyjmuję z tego powodu, że nawet rażące nieprawidłowości w sposobie prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie uzasadniają ukarania za wykroczenie z art. 281 pkt 6 k.p. (tak też J. Unterschütz [w:] Kodeks pracy..., red. L. Florek, art. 281, nt. 9; oraz E. Kumor-Jezierska, Z problematyki karnej przekazania dokumentacji pracowniczej przy przejściu zakładu pracy, PiZS 2015/3, s. 25–32).”

D. Tokarczyk [w:] Komentarz do niektórych przepisów ustawy - Kodeks pracy [w:] Przestępstwa i wykroczenia związane z zatrudnieniem. Komentarz, Warszawa 2021, art. 281.

W razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, braki w postaci niedołączenia do akt pracowniczych informacji o nagrodzie skutkować będą co najwyżej wystąpieniem, lub poleceniem, nie zaś odpowiedzialnością finansową w postaci grzywny.