Inspiracją do napisania niniejszego artykułu była zagwozdka klienta, czy niewykorzystane środki wpłacone na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych mogą wrócić do przedsiębiorstwa i zostać wydane na cele obrotowe a nie socjalne? W niniejszym artykule postaram się udzielić odpowiedzi na to pytanie, jednocześnie przybliżając nieco konstrukcję Funduszu.

Zacznijmy od tego, kto ma obowiązek utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Takie zobowiązanie ciąży na pracodawcach, prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. ZFŚS muszą utworzyć również pracodawcy zatrudniający, według stanu dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Obowiązek ciąży również na pracodawcach, zatrudniających co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełen etat (również według stanu dzień 1 stycznia danego roku), o ile z wnioskiem o utworzenie Funduszu wystąpi zakładowa organizacja związkowa. Pozostali przedsiębiorcy, zatrudniający poniżej 50 pracowników, nie mają obowiązku utworzenia Funduszu, lecz mogą to zrobić na zasadzie dobrowolności. Zamiast tworzenia dobrowolnego Funduszu, mogą też się zdecydować na wypłacanie pracownikom świadczenia urlopowego, czyli wypłacanych raz w roku środków każdemu pracownikowi, który korzysta z urlopu wypoczynkowego przez co najmniej 14 dni kalendarzowych (świadczenie potocznie zwane wczasami pod gruszą).

Pracodawcy, który utworzyli Fundusz, wpłacają na niego środki, w postaci corocznego odpisu podstawowego – na odrębny rachunek bankowy - naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Środki zgromadzone w Funduszu muszą być przeznaczone na finasowanie ściśle określonych celów socjalnych. Przykładowo, z Funduszu można finansować różne formy wypoczynku, działalność kulturalno-ośwaitową, sportowo-rekreacyjną, opiekę nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowaną przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Komu można wypłacać środku z Funduszu? Osobami uprawnionymi do korzystania z Funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści (czyli byli pracownicy) i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie, prawo do korzystania z Funduszu. Pracodawca może rozszerzyć krąg uprawnionych, przykładowo, na osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych. Przyznania świadczeń i wysokość dopłat zależą od sytuacji życiowej lub materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Pracodawca nie może wprowadzić do regulaminu dodatkowych kryteriów, które trzeba spełnić, żeby móc skorzystać ze świadczeń, takich jak staż pracy w firmie, czy wymiar etatu.

No dobrze. Ogólny zarys już mamy. Czas więc na odpowiedź na pytanie, czy środki wpłacone na Fundusz, mogą wrócić ma rachunek obrotowy pracodawcy i zostać przeznaczone na wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej? Co prawda Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych administruje pracodawca, ale środki tam zgromadzone mogą być wydane wyłącznie na cele socjalne. Środki niewykorzystane w danym roku, przechodzą na rok następny. Oznacza, to że pracodawca nie ma możliwości wycofania środków z Funduszu, nawet niewykorzystanych w danym roku, i przeznaczenia ich na inny cel niż socjalny.

Warto jeszcze rozważyć, czy Fundusz można zlikwidować, a jeżeli tak, to czy środki ze zlikwidowanego Funduszu mogą wrócić na rachunek obrotowy? Odpowiadając na pierwsze pytanie – tak, pracodawcy obowiązani do tworzenia Funduszu, ale tylko niedziałający w formie jednostek i zakładów budżetowych, pod dopełnieniu pewnych formalności (umieszczeniu postanowienia w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania), w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub reprezentacją pracowników, mogą postanowić, że nie utworzą Funduszu. Jednakże w takiej sytuacji, pomimo formalnej rezygnacji z tworzenia Funduszu, środki już tam zgromadzone, wciąż muszą zostać wykorzystane na prowadzenie działalności socjalnej i nie mogą wrócić na rachunek obrotowy, aż do ich wyczerpania. Można powiedzieć, że proces likwidacji Funduszu zakończy się dopiero wraz z wydaniem wszystkich zgromadzonych na nim środków na cele socjalne.

W razie pytań lub potrzeby pomocy w dopełnieniu formalności związanych z rezygnacją z tworzenia Funduszu, pozostajemy do dyspozycji.