Pozwolenia, zezwolenia, ustalenia, zaświadczenia, koncesje. Zapewne większość z nas musiała już kiedyś  „załatwić” w urzędzie jakąś sprawę.  Czasami od takiego „załatwienia” bardzo wiele zależy. Nie będziemy mogli rozpocząć budowy domu, bez uprzedniego uzyskania pozwolenia na budowę. Nie będziemy mogli zrealizować w terminie inwestycji budowlanej, kiedy samochód z materiałami budowlanymi nie będzie mógł przejechać przez drogę gminną z uwagi na brak zgody urzędu. Nie zetniemy starego drzewa, które przy silnym wietrze może spaść na nasz dom, jeżeli nie dostaniemy odpowiedniej zgody z urzędu. Nierzadko więc bardzo zależny nam na szybkim załatwieniu sprawy administracyjnej. A co jeśli urząd przeciąga sprawę miesiącami, nie wydając nam stosownego dokumentu, mimo że powinniśmy go otrzymać już dawno temu? Co jeśli przez opieszałość urzędu nie będziemy mogli zacząć budowy domu przed zimą? Co jeśli w wyniku przewlekłości postępowania administracyjnego, będą nam grozić wysokie kary umowne za nieterminową realizacje inwestycji? Co w sytuacji gdy nie możemy zmrużyć oka przez kolejną wietrzną noc, obserwując kołyszące się stare drzewo, którego nie możemy ściąć, ponieważ od miesięcy czekamy na stosowne zezwolenie?  Czy musimy zagryźć zęby i cierpliwie czekać na załatwienie sprawy, czy też przysługuje nam możliwość reagowania w takich sytuacjach? Oczywiście, że możemy coś zrobić! Ustawodawca wyposażył nas bowiem w prawo do wniesienia ponaglenia.

1. Termin na załatwienie sprawy administracyjnej.

W pierwszej kolejności należy wskazać w jakim czasie sprawa administracyjna powinna być załatwiona.

Jeżeli sprawa nie wymaga dodatkowych wyjaśnień i można ją załatwić w oparciu o dokumenty złożone razem z wnioskiem lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, to powinna zostać załatwiona bez zbędnej zwłoki, czyli najszybciej jak to możliwe[1]. Jeżeli natomiast załatwienie sprawy wymaga postępowania wyjaśniającego (organ wzywa do przedłożenia dokumentów lub musi przesłuchać świadków albo przeprowadzić oględziny) to takie załatwienie powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania[2]. Warto pamiętać, że o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia[3]. Należy też pamiętać, że przepisy szczególne mogą inaczej określać terminy na załatwienie poszczególnych spraw. Przykładowo, odwołanie od decyzji w sprawie odmowy udostępnienia informacji publicznej oraz od decyzji o umorzeniu postępowania o udostępnienie informacji rozpoznaje się w terminie 14 dni.[4]

2. Kiedy możemy wnieść ponaglenie?

Ponaglenie możemy wnieść jeżeli[5]:

1) nie załatwiono sprawy w terminach o których wspominałem powyżej (wtedy mówimy, że organ popadł w bezczynność);

2) postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (wtedy mówimy, że organ popadł w przewlekłość). Przewlekłość występuje w sytuacji, gdy organowi wprawdzie nie można zarzucić bezczynności, gdyż nie minął jeszcze termin załatwienia sprawy albo prawo nie przewiduje żadnego terminu np. dla dokonania czynności, lecz dotychczasowe postępowanie jest prowadzone w sposób nieefektywny poprzez wykonywanie czynności w dużym odstępie czasu, mnożenie czynności dowodowych ponad potrzebę wynikającą z istoty sprawy bądź czynności pozorne.[6]

3. Skutki wniesienia ponaglenia.

Ponaglenie, co do zasady, wnosi się do organu wyższego stopnia nad organem, którego chcemy zmusić do działania[7]. Organ rozpatrujący ponaglenie stwierdza czy organ rozpatrujący sprawę dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. W przypadku stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości[8]:

1. a) zobowiązuje organ rozpatrujący sprawę do załatwienia sprawy, wyznaczając termin do jej załatwienia, jeżeli postępowanie jest niezakończone,
2. b) zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych bezczynności lub przewlekłości, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających bezczynności lub przewlekłości w przyszłości.

Czy wniesienie ponaglenia rzeczywiście może być skuteczne? Praktyka pokazuje, że tak, ponieważ wniesienie ponaglenia prowadzi do personalnego ustalenia, kto konkretnie jest winny przewlekłości lub bezczynności. Pracownik, który został uznany za winnego, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa, jeżeli z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub prowadził postępowanie dłużej niż było to niezbędne do załatwienia sprawy[9].

Jeżeli więc wasza sprawa administracyjna jest prowadzone w sposób przewlekły lub organ pozostaje bezczynny, warto jest skorzystać z prawa do wniesienia ponaglenia, ponieważ konkretny pracownik organu, chcący uniknąć lub złagodzić konsekwencje dyscyplinarne swoich działań lub zaniechań, prawdopodobnie będzie skłonny do szybkiego zakończenia postępowania i załatwienia sprawy.

Kończąc te krótkie rozważania, pragnę Was już teraz zaprosić do lektury naszych kolejnych artykułów. Ponadto, w przypadku wątpliwości lub potrzeby pomocy w skorzystaniu z prawa do złożenia ponaglenia, zapraszam do kontaktu.

[1] Art. 35 §  1 Kodeksu postępowania administracyjnego.

[2] Art. 35 §  2 Kodeksu postępowania administracyjnego.

[3] Art. 36 Kodeksu postępowania administracyjnego.

[4] Art. 16 ust 2 pkt 1 Ustawy o dostępie do informacji publicznej

[5] Art. 37 §  1 Kodeksu postępowania administracyjnego.

[6] Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 22 kwietnia 2020 roku, sygn. akt: IISAB/Gd 133/19

[7] Art. 37 §  3 Kodeksu postępowania administracyjnego.

[8] Art. 37 §  6 Kodeksu postępowania administracyjnego.

[9] Art. 38 Kodeksu postępowania administracyjnego.